How to write a formal letter?

Seguro que en más de una ocasión os habéis visto en la situación de tener que redactar una carta formal y la verdad, parece bastante complicado en cualquier idioma. La realidad es que escribir una carta en inglés es bastante más sencillo de lo que parece. Por eso, en esta entrada, os vamos a explicar los puntos claves para hacerlo. Estos consejos no sólo os servirán para la prueba escrita del examen Trinity, sino también para la vida real.

Para empezar, debemos especificar en la carta tanto al remitente como al receptor, es decir, nuestros datos de contacto y los de la persona a la que la carta va dirigida. Nuestros datos los debemos poner en la parte superior derecha de la carta.

Mainfor School of English

Avd. Jorge Luis Borges, 15, Bq. 3, 1ª

Fundación Didáctica XXI

Avd. Jorge Luis Borges, 15, Bq. 3, 1ª

29006 Málaga

Hasta aquí todo bien, ¿no? Tened en cuenta que si lo que queréis es enviar un email, podéis saltaros todo este paso.

Aquí empieza la parte más compleja. En primer lugar debemos considerar si sabemos a quién va dirigida la carta. Si no conocemos este dato, basta con empezar “Dear sir or madam,” – recuerda que, aunque en español empleamos los dos puntos, en inglés siempre ponemos una coma al final.

Si lo que debéis es emitir un certificado o una carta de recomendación, es mejor empezar “To whom it may concern,”. De este modo, no nos referimos sólo a una persona, si no que también se emplearía para dirigirse a un departamento completo, por ejemplo. En español se traduciría como “A quien corresponda,”.

En caso de que no sepamos el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje, nos referimos a él o a ella por su título o puesto.

Por ejemplo, si queremos escribirle a la persona a cargo del departamento de recursos humanos de una empresa, empezaríamos así:

• Dear Head of Human Resources,

No obstante, si sabemos el apellido de la persona a la que nos dirigimos, la cosa cambia. Aquí sí debemos observar la distinción de género. En español, tenemos 3 formas: señor, señora o señorita; en inglés existen cuatro.

En primer lugar, si sabemos que es un hombre, no tenemos problema:

• Dear Mr. Smith,

El conflicto surge cuando queremos referirnos a las mujeres. La palabra señora, Mrs., debemos limitarla a cuando la otra persona nos ha hecho saber previamente que desea recibir ese tratamiento, ya que implica que está casada o que asumimos que, por su edad, debe estar casada.

• Mrs. Smith,

Por lo tanto, sólo deberá emplearse cuando estemos totalmente seguros de su estado civil.

Del mismo modo, debemos tener cuidado con la palabra Miss ya que, aunque se emplee para dirigirse a mujeres jóvenes, implica que no está casada y algunas mujeres pueden ofenderse. Es decir,

• Miss Smith,

También se empleará cuando estemos totalmente seguros de que desea recibir ese tratamiento.

¿Complicado, verdad? No desesperes; por suerte, en inglés todo esto se simplifica bastante. Cuando quieras dirigirte a una mujer, recurre mejor a “Ms.”, se pronuncia parecido a “Miss”, pero con la “s” sonora.

• Ms. Smith,

Esta palabra no implica ni estado civil ni edad, por lo que sería la forma políticamente correcta de dirigirnos a una mujer a la que no conocemos.

Después seguimos con el cuerpo de la carta. En cada párrafo, incluiremos una idea y su desarrollo. Recuerda que un párrafo no es sólo una oración, sino que los párrafos incluyen varias oraciones para tener sentido. Además, es importante que estas ideas estén ordenadas de forma lógica – normalmente, de lo general a lo específico.

Solemos terminar las cartas formales con expresiones típicas, lo que en inglés se conoce como stock phrases. Una de las más populares puede ser:

I am looking forward to hearing from you – Espero tener noticias suyas

Tras esto, finalizaríamos con la despedida apropiada. Si no conocíamos el nombre de la persona a la que escribimos, recurrimos a “yours faithfully,”; si lo sabíamos, empleamos “yours sincerely,”

Esperamos que estos consejos os sean útiles tanto en vuestro examen Trinity como en vuestro día a día. ¡Ánimo!

Marta Alonso 

Head of Studies